Δεν γίνεται όλα τα email που στέλνεις να είναι χαλαρά, όπως αυτά που ανταλλάζετε με τους συναδέλφους σου. Μερικές φορές, θα χρειαστεί να γράψεις κάπως πιο επίσημα. Τα επίσημα mails συνήθως στέλνονται σε άτομα που δεν γνωρίζουμε πολύ καλά, σε άτομα που έχουν κάποια ανώτερη θέση ή (ανάλογα με το εργασιακό περιβάλλον) για οποιονδήποτε λόγο σχετίζεται με την δουλειά.
*Αρχικά, πρέπει να φροντίσεις το θέμα του email να είναι ξεκάθαρο και να δίνει όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεται να δώσεις. Για παράδειγμα, αν θες να στείλεις ένα ομαδικό mail για επερχόμενο meeting, καλύτερα θα ήταν το θέμα σου να γράφει «Meeting, 15.11, στις 10.00πμ» αντί για «meeting μεθαύριο πρωί».
*Ο χαιρετισμός που θα ξεκινάει το mail σου πρέπει να είναι επίσημος. Δηλαδή, καλημέρα ή καλησπέρα (ανάλογα την ώρα που στέλνεις), η προσφώνηση «κύριε» ή «κυρία» αν στέλνεις σε ένα άτομο και το επώνυμο του ατόμου. Ούτε «γεια», ούτε «Έλα πού είσαι».
*Αν στέλνεις σε άτομο που δεν σε γνωρίζει και πρέπει να κάνεις μια μικρή εισαγωγή για το ποιος είσαι, ξεκινάς με το ονοματεπώνυμό σου, την θέση σου (αν είναι επαγγελματικό το mail), και τον λόγο που στέλνεις αυτό το mail.
- Advertisement -
*Στο κείμενο του mail, προσπάθησε να είσαι τυπικός και να μην παραλείψεις καμία πληροφορία. Μην χρησιμοποιείς κατά κόρον σημεία στίξης που «χρωματίζουν» το κείμενο, όπως δυο και τρία (ή και ένα, απόφυγέ τα γενικά) θαυμαστικά.
*Έλεγξέ το μια και δυο φορές για ορθογραφικά και συντακτικά λάθη.
*Ο πιο κοινός τρόπος για να κλείσεις ένα επίσημο mail είναι να γράψεις «Με εκτίμηση,» και από κάτω το όνομά σου και τα στοιχεία σου. Καλό θα ήταν να προσθέσεις και το δικό σου mail (για πιο εύκολη πρόσβαση) και τον αριθμό του τηλεφώνου σου.